举办一大型会议不容易，须从前置策划阶段、到筹备执行阶段、到现场正式会议开始至结束，都需一整套完整的企划执行内容和众多人员、会务公司的配合，才能完成一场完美的会议。

会议筹办流程概要说明如下：

一.企划阶段：

计划拟订—>预算规划 —>场地评估

举行相关人员的筹备会议，根据提案内容进行策划，拟定会议内容与会议相关计划书、会场设计稿、预算规划表，以及工作进度表，并进行场地评估与建议，并进行相关厂商议价、比价、签约，确定相关配合厂商、合办、协办单位厂商。并确认会议名称、相关参访节目等内容、档期（日期）、地点、LOGO图案等等。

二.执行阶段：

1、筹备阶段—>筹备组织工作阶段

任务分配：依据会议性质、规模、人数，订定筹备工作进度表，并依据筹备进度表的内容，成立各项工作小组。

各工作小组，依据各组任务订定工作进度，展开各项工作，并由各小组组长随时统整进度，应确认小组进度。

各工作组织，可依据内容或工作职掌区分如下：（亦可根据参与人员多寡将组织职掌细分）

a.议事组：

总管会议内容与流程，相关文宣内容设计规划、会议官网架设，邀请与会贵宾、讲者，拟定大会议程，制定会议宣传策略与执行、媒体公关策略与执行。

b.报名组：

总管参与会议者的报名机制（线上报名、电话等）、寄发邀请函、处理签证，报名者资名单资料库整理收集、制作会议出席名单、名牌、桌牌，会议现场接待与服务。

c.总务组：

勘查决定会议场地、与会者住宿、餐饮安排，会场软硬件设施确认与布置，交通安排，采购会议所需用品、文宣品印制、经费报支，募款、补助款、招商机制的策略与执行，各项预算控制。会场人力安排、支援人力招募、相关现场人员教育训练等。

2、现场管理阶段

会议进行前：进场作业

安排相关会务公司进场布置，相关人员进场安排，并完成前置作业与预演排练，确认会议现场的动线安排是否得宜。

会议现场：服务与安排

贵宾、讲者、与会人员的现场接待与服务，会议流程安排，会议餐饮、相关节目、观光参访行程、相关人员住宿等接待与安排。

会议结束后：撤场作业

安排相关会务公司进行撤场工作，并还原会议场地原貌。

三.会后总结：财务核销与成果考核

根据各项预算编列，进行会后请款与各款项的核销。并根据会议实录进行考核、问卷满意度调查统计和预期成效、会议后的效益评估与检讨，并制作成果报告书。