年末将至，您是否正在为筹备年会而感到焦虑?面对千头万绪的筹备工作，不知从何入手?别担心，这份专为年会策划新手准备的实操指南，将带您一步步攻克所有难关。

一、找准年会方向

与老板的初步沟通是年会策划的起点。主动征求领导对年会环节的期望，例如是否需要数据分析环节或领导致辞，并了解公司能够提供的预算范围。这是后续一切策划工作的基础。

有的企业会采用问卷征集员工意见，但需注意可能会收集到各种“天马行空”或“过于高大上”的想法，反而不利于实际执行。行政工作在此环节需懂得适当取舍。

确定年会类型至关重要。年会可分为企业员工团年年会、企业客户年会、企业经销商年会等;按主题可分为拓展年会、旅游年会、运动会年会等;按地点则包括酒店年会、旅游景点年会、农家年会等。

二、策划阶段：

确定需求后，行政需结合各方意见及预算，尽快确定年会策划方案。方案应包含基本信息(日期、场地、参与人员等)、年会内容(节目、游戏、互动、抽奖等)、预算分配(场地、餐饮、礼品、交通、住宿等)以及工作分类(活动文案、会场布置、年会节目等)。

成立年会筹备小组是保证年会顺利举办的关键。小组成员可包括公司行政、市场、活动策划等人员，根据年会规模和需求确定人数和职责分工。筹备小组应制定详细工作计划，明确时间节点和责任人，定期召开会议汇报进展。

制定执行计划并推进。年会筹备时间长、工作量大且琐碎，可采用倒推法梳理流程：将年会事项分割成细块，利用倒推法确定每个细块事项的执行时间表。将执行重点日期标红，就能梳理出清晰的年会流程执行计划表。

三、场地选择：

百人左右规模的公司，可选择酒店或度假村作为年会场地。预订场地一定要提早，因为年底是各类企业年会扎堆的时间，适合的场地非常紧张。

选择场地需考虑以下因素：

场地远近：远离市区的场地环境优美，能让员工更放松，但需安排交通住宿;市区场地交通便利，员工可自行解决交通

场地大小：场地过大会导致气氛不热烈;过小则会让员工产生拘束感。一定要现场核实场地确保面积适宜

设备支持：选择自带音响、灯光等设备的场地，可节省预算避免再找供应商

功能设施：检查厕所距离、消防栓、逃生口等安全设施，以及停车位是否充足

四、人员调度：凝聚各方力量

不管举办多大的活动，都需要有效调动人员。行政人手有限，应尽早调动公司其他人员共同完成年会筹备。

需调度的人员主要包括三类：

年会支持人员：包括年会总导演、主持人、节目表演人员、录像师、摄影师、签到负责人、会场布置负责人、奖品负责人等。原则上参与年会支持的工作人员应尽量精简，以便更多人能参与年会活动

需提前邀请的人员：包括老板、高层、公司合作伙伴等。对于需要表演节目或上台讲话的领导，应提早沟通邀请

外包支持人员：包括舞台供应商、餐饮供应商等。对于没有合作过的供应商，务必再三确认时间及流程

五、流程设计：营造精彩体验

活动当天流程是年会筹备工作的直接展示，关系到年会成败。新手行政应事先在脑中多模拟几遍流程，发现可能存在的疏漏。

流程设计要点：

制定详尽的流程安排，越详细越好

环节衔接要预留机动时间，便于及时调整

必须对流程进行彩排，让参与人员熟悉流程节奏与内容

安排专人现场全程监控流程，出现问题及时应对

设立亮点环节让年会与众不同。除了常规的吃饭和表演，可增设有趣的老板节目、奖品诱人的抽奖活动或好玩的热场小游戏。设计这些环节时务必多沟通，确保是切实亮眼的设计。

节目安排原则：通常以激情节目开场，然后平稳过渡到第一个游戏，再安排平稳节目，整体控制像波浪一样，最后以抒情节目收尾。可根据节目数量，每2-3个节目插入一个游戏或颁奖环节，便于控制气氛。

六、现场管理：确保万无一失

现场布置可分为两部分：需提前布置的(如签名板、气球拱门等大型装饰)和活动当天布置的(易拉宝、茶歇等易调动物品)。

餐饮安排需特别重视：可选择酒店餐饮或专业餐饮供应商。除了传统圆桌聚餐，自助餐形式能让员工更自在灵活。务必重视供应商考核，确保食品安全。

应对突发情况：制定应急预案，包括火灾、地震等突发事件的处理流程。现场配备灭火器、急救箱等应急设备。每个电子设备都要有一到二个备份，包括PPT也要复制在另一台电脑上。

七、会后工作

年会结束后，清点与回收物品，检查现场是否有遗落物品，需保管并联系到个人。收集并整理年会照片、视频资料，通过公司网站、公众号等渠道发布宣传文章，对企业年会及企业文化进行宣传。可以编辑年会背后的故事，表扬默默奉献的工作人员。